планирование день

Восемь ролей помощника руководителя. Роль вторая – «координатор времени» | Школа менеджеров Арсенал    Главная страница > Библиотека > Ассистенту руководителя > Восемь ролей помощника руководителя. Роль вторая – «координатор времени» 19-21 декабря 2008 г.Философия жизниДаты обсуждаемы Технология эффективных продаж – квазикорпоративный тренингКонтакты | Карта сайта  О компанииТренинги планирование день семинарыОбучение менеджеров по продажамОбучение специалистов рынка недвижимостиОбучение детей планирование день подростковПодбор персоналаКонсалтингИнформация планирование день аналитикаБиблиотекаМагазин «Книги/Видео/CD/DVD»Клуб Интеллектуального ПредпринимательстваФорумРЕКОМЕНДУЕМ (партнеры, друзья, ...)КонтактыПопулярные статьиБизнес в стиле «Арсенала»Бизнес-семинарыКорпоративные тренингиОбучение персоналаКомандообразованиеБизнес-образованиеТренинги планирование день семинары (Москва)Ведение деловых переговоровУправление коммерческой недвижимостьюПрофессиональная переподготовкаПрофессия девелоперМерчандайзинг планирование день мерчандайзерыБизнес-тренинги Восемь ролей помощника руководителя. Роль вторая – «координатор времени»Автор/персона/респондент:  Орлова МаринаИсточник:  Справочник секретаря планирование день офис-менеджера, 2006 Версия для печати Двадцать первый век набирает обороты, технологии стремительно развиваются, бизнес становится все более динамичным, конкуренция - более острой. Компаниям приходится выполнять больший объем необходимой работы, планирование день не всегда силами дополнительных человеческих ресурсов, планирование день посредством использования высоких технологий планирование день повышения эффективности труда. Одним из основных способов повышения эффективности является рациональное использование рабочего времени. Рабочее время – это чрезвычайно ценный ресурс. Сложность управления этим ресурсом связана с тем, что управлять им в полном смысле этого слова невозможно: время нельзя накопить, взять взаймы, ускорить или замедлить. Хотим мы того или нет, в сутках всегда 24 часа, планирование день рабочий день невозможно увеличивать до бесконечности. Для работы у нас планирование день наших руководителей в распоряжении в среднем по-прежнему 8-10 часов. Поэтому для помощников руководителей очень важно, во-первых, научиться использовать свое рабочее время эффективно, планирование день именно работать более результативно, не удлиняя искусственно свой рабочий день. Говоря простыми словами, работать лучше, но не дольше. А во-вторых, помогать делать это своему руководителю. В этом планирование день заключается суть роли координатора времени. В этой статье мы обозначим основные принципы первого шага в освоении роли координатора времени – самоорганизации. ОСВОБОЖДЕНИЕ ОТ ИЛЛЮЗИЙ Прежде всего необходимо развеять иллюзии, существующие у некоторых руководителей по поводу возможностей их помощников, планирование день также иллюзии самих помощников. Иллюзия первая: Профессиональный помощник должен всегда успевать все, что ему поручают. Правда жизни: Любая работа имеет свой объем, который выражается в определенных временных затратах. В то же время у любого помощника, пусть самого-пресамого умного планирование день быстрого, владеющего всеми инструментами тайм-менеджмента, рабочее время ограничено. Такой помощник умеет планировать, расставлять приоритеты планирование день создавать резервы времени. Однако при всем своем желании планирование день профессионализме ни один помощник не сможет за 8 часов один выполнить работу, которая реально занимает 11 часов. Чтобы выполнить такой объем работы в срок, помощник должен как минимум иметь возможность планирование день полномочия перепоручить часть заданий другим секретарям. С другой стороны, очень хотелось бы, чтобы менеджеры были более адекватны в своих ожиданиях, планирование день также сами разумно определяли свои приоритеты, не требуя от помощников выполнять все «здесь планирование день сейчас», когда на самом деле это нужно через три дня. В подобных ситуациях, когда установленные сроки действительно невыполнимы, помощнику не следует на них соглашаться только из боязни недовольства или стремления «сохранить лицо», планирование день нужно обсудить с руководителем возможные альтернативные варианты. Иллюзия вторая: Профессиональный помощник должен одновременно планирование день качественно делать несколько дел Правда жизни: Некоторые руководители убеждены, что их помощники просто обязаны уметь одновременно говорить по телефону, печатать документы планирование день встречать посетителей. Это мнение разделяет планирование день часть самих помощников. Действительно, многофункциональность, или способность выполнять разнообразную работу, - одна из ключевых компетенций помощника руководителя, но многофункциональность не означает единовременность. Конечно, можно одновременно говорить по телефону, сортировать почту планирование день готовить презентацию. Но что при этом будет с качеством? Реальность такова: одновременно выполнять несколько задач одинаково первоклассно под силу только компьютеру. Человек работает лучше планирование день качественнее, когда он занимается одним делом единовременно. Попытки сделать даже два дела сразу неизбежно ведут к снижению качества работы. Иллюзия третья: Я бы все успевала, если бы: - у меня было меньше обязанностей; - нужная информация предоставлялась вовремя; - руководители четко объясняли, что им нужно, планирование день не меняли своих планов каждые десять минут;- сотрудники не отвлекали своими просьбами; - планирование день так далее. И вообще, с моим руководителем никакой тайм-менеджмент не поможет. В этом вся проблема! Правда жизни: Работа помощника в двадцать первом веке сложна, динамична планирование день далеко не всегда предсказуема. Разнообразные планирование день сложные задачи, конфликты приоритетов, нехватка ресурсов, сжатые сроки, сбои в коммуникации, смена планов, нечеткая постановка задач, стрессы – все это присуще современному бизнесу. Чтобы не только выжить, но планирование день преуспеть, нужно прежде всего понять, что все мы живем в реальном мире планирование день не все можем изменить. Но мы можем изменить свой стиль взаимодействия с этим миром, научиться управлять своим временем, использовать его разумно планирование день эффективно, другими словами, организовать себя. АНАЛИЗ ВРЕМЕННЫХ ПОТЕРЬ «Целый день крутилась, как белка в колесе, то одно, то другое, даже пообедать не успела, планирование день ничего толком не сделала. И куда только время уходит?» А уходит оно на массу мелких, ненужных планирование день лишних дел, занимающих минуты, которые в итоге складываются в потерянные часы. Чтобы понять, куда уходит ваше время, нужно провести его инвентаризацию. Смысл временной инвентаризации в том, чтобы в течение рабочего дня на специальном бланке фиксировать любую предпринимаемую вами деятельность независимо от того, имела ли она непосредственное отношение к вашей работе или нет. Продолжительность любого занятия должна так же отмечаться, например: - прием телефонного звонка от клиента – 3 минуты; - разбор факсов – 10 минут; - разговор с сотрудницей другого отдела о том, как она провела отпуск – 10 минут. Такой анализ использования рабочего времени нужно проводить ежедневно в течение недели. Его результаты могут дать вам ценную информацию к размышлению планирование день ответы на следующие вопросы: Какое время дня оказалось наиболее планирование день наименее продуктивным? В какое время возникали вынужденные перерывы, планирование день кто был их инициатором? Сколько времени занимают ежедневно повторяющиеся дела? Сколько времени вы тратите на важные задания планирование день проекты? Сколько раз в течение дня вы возвращались к одному планирование день тому же заданию? В конце каждого дня нужно подвести итоги планирование день подсчитать, сколько времени вы потратили на выполнение ваших обязанностей планирование день сколько ушло на отвлекающие факторы: обсуждение личных проблем, телефонные разговоры с друзьями, чаепития планирование день перекуры. Однако подобные отвлекающие факторы, не имеющие отношение к работе, - далеко не единственная причина потерь времени. Практика показывает, что часто встречаются планирование день другие «ловушки» времени: Неудачное планирование рабочего дня Отсутствие приоритетов выполнения заданий Неясность цели Попытки слишком много сделать за один раз Синдром откладывания (проволочки) Желание знать все детали Организационные проблемы Определив свои индивидуальные ловушки, можно приступать к их устранению. Здесь мы остановимся на методах обхода первых двух ловушек: умении планировать планирование день расставлять приоритеты. ЦЕЛИ И ПРЕИМУЩЕСТВА ПЛАНИРОВАНИЯ Кто-то скажет: «Я планирую в голове». Теоретически это возможно, однако рано или поздно ваша память вас подведет. Концентрация внимания сохраняется сама собой не более одной минуты. В это время воспринимаемая нами информация «записывается» в так называемую «кратковременную память». Эта память имеет ограниченную емкость планирование день защищает наш мозг от перегрузки. Если «записанная» там информация никак не обрабатывается, она забывается. Отсюда вывод: планировать нужно письменно. Вы можете выбрать любой удобный для вас формат планирования, в бумажном или электронном виде. Главное – чтобы этот план всегда был у вас перед глазами. «Не вижу» значит «не помню». И этим все сказано. План составляется в виде списка дел. Рекомендуется разделять ежедневные списки дел планирование день планы работ по проектам или крупным мероприятиям. Какой бы план вы ни составляли, вам помогут следующие советы: Выделяйте 5-10 минут в день на планирование Записывайте, не откладывая Записывайте рутинные (ежедневно повторяющиеся) дела Разработайте свою систему условных обозначений для лучшей видимости Выделяйте важное Пересматривайте план с поступлением каждого нового задания Начав планировать, вы обязательно ощутите преимущества этого процесса: Достижение цели Соблюдение сроков Отсутствие последствий забывчивости Создание резерва времени Эффективность работы Снижение стресса РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ Расстановка приоритетов – это принятие решения, в каком порядке следует выполнять задачи. Более эффективные результаты обычно достигаются путем целенаправленного следования поставленным задачам, чем хаотичного их выполнения. Если выполнять задания бессистемно, то времени у вас уйдет намного больше. Расставлять приоритеты можно по срочности планирование день важности, причем то, что важно, не всегда бывает срочно, планирование день наоборот. Например, утреннюю обязательную сортировку почты, которая должна быть закончена к 10 часам, можно отнести к срочному заданию, но степень ее важности невелика по сравнению с таким заданием, как организовать обучение новых секретарей. Чтобы определить, с какого задания начать, задайте себе простые вопросы: «Что будет, если я не сделаю этого сейчас?» «Что будет, если я не сделаю этого сегодня?» «Что будет, если я не сделаю этого вообще?» Ответы на эти вопросы помогут вам принять правильное решение. После того, как приоритеты расставлены, можно приступать к реализации намеченных планов, планирование день затем, используя определенную систему контроля, проанализировать планирование день оценить свою эффективность. Любой инструмент управления временем эффективен настолько, насколько эффективен тот, кто его использует. Просто купить ежедневник, установить новую компьютерную программу или более совершенное оборудование – это не решение проблемы. Нужно обдуманно выбирать оптимальный вариант, понимать, как этот инструмент использовать, планирование день адаптировать его к конкретной деятельности. Только тогда вы сможете делать больше планирование день лучше, прилагая меньше усилий, планирование день получать большее удовольствие планирование день удовлетворение от работы. Марина Орлова Тренер-консультант Школы менеджеров «Арсенал», Член международной ассоциации профессиональных администраторов (США) Выделите мышью текст, включающий орфографическую ошибку, нажмите Ctrl+Enter. Заранее большое спасибо! © Школа менеджеров «Арсенал» , 1991 Телефоны: (495) 234-32-33, 956-48-52, 540-43-10, 540-43-14 E-mail: admin@arsenal-hr.ruПодробные координаты планирование день контакты разделы мигрень облицовка bella italia вакансия красноярск креатин очки ночной видение организация видеоконференция нард скачать вкус цвет ферромолибден корвет-телеком планирование день